Что входит
В авансовый отчет входят все расходы, которые были связаны с командировкой:
- билеты на поезд, самолет;
- оплата провоза багажа;
- оплата проживания;
- суточные.
Опционально некоторые работодатели возмещают своим сотрудникам затраты на связь во время поездки. Возможно возмещение и других дополнительных расходов, их перечень приводится в соответствующем локальном акте, касающемся командировок.
Если речь идет о поездке в другую страну, к командировочным расходам можно отнести затраты, связанные с оформление выездных документов, включая:
- загранпаспорт;
- визу;
- комиссию за обмен валюты;
- оплату обязательной медицинской страховки;
- сборы за транзит автомобиля;
- обязательные сборы, включая аэродромные и консульские.
Документы, которыми все упомянутые расходы подтверждаются, надо прилагать к отчету. Железнодорожные или авиабилеты сегодня обычно приобретаются в электронном виде и нужно представлять документы, подтверждающие их покупку. Для самолета – это квитанция, для поезда – контрольный купон.
Заполнение
Оформляется отчет на специальном бланке, который заполняют с обеих сторон. На лицевой стороне указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- полное наименование компании;
- ее реквизиты;
- порядковый номер авансового отчета;
- сумма аванса, который был выдан сотруднику;
- остаток средств или перерасход при наличии такового.
В таблицу, расположенную на обратной стороне бланка, заносят даты всех расходов, номера документов, которые их подтверждают, сумму (выданную и потраченную), остаток или перерасход. Таким образом финансовая информация детализируется. Суммы, указанные в таблице, должны точно совпадать с теми, которые содержатся в прилагаемых финансовых документах.
Заполнить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если в это время он ушел в отпуск, сдать отчет нужно сразу по его окончании, то же самое касается больничного листа. Если отчет не был подан вовремя, а остаток аванса не возвращен в кассу, соответствующая сумма вычитается из заработной платы сотрудника.
