Что нужно учесть при организации деловых мероприятий
Организация делового мероприятия – это непростая задача. Особенно если речь идет об ивенте на 30-50 человек. Если количество участников еще больше, задача только усложняется. Необходимо решить массу задач и начинать заранее готовиться. Вот кратко несколько этапов подготовки делового мероприятия:
- Определение целей и формата ивента (от бизнес-завтраков до круглых столов).
- Выбор площадки (места проведения).
- Определение количества участников (спикеров, гостей).
- Решение вопросов с оборудованием (звук, видео, освещение и пр.).
- Логистические вопросы (доставка участников до места проведения ивента и т.д.).
Список можно продолжать. После подготовки остается еще один важный пункт – непосредственно, проведение мероприятия, и здесь тоже требуется провести большую работу, в том числе встретить гостей, скоординировать все процессы, успешно реализовать программу и т.д. Необходимо заранее продумать и определить бюджет на ивент, оценить затраты и найти способы экономии (если есть такая задача).
В общем, нюансов хватает, поэтому организацию и проведение event-мероприятия для среднего и крупного бизнеса можно доверить специалистам.
В зависимости от договоренности компания может взять на себя разные вопросы, в том числе предложить комплексный подход, от выбора места проведения до подготовки необходимых отчетов. Все зависит от целей и возможностей, но профессиональный подход предпочтителен.
Распространенные форматы деловых мероприятий для бизнеса
Форматов множество, они зависят от целей ивента и других факторов. Примеры мероприятий:
- форумы и деловые конференции;
- круглые столы;
- бизнес-завтраки;
- семинары;
- брифинги;
- дни открытых дверей и пр.
Конференции проводят, чтобы выслушать доклады, обсудить важные и актуальные вопросы, обменяться опытом и подвести итоги. Семинары организовывают для учебных целей, в том числе информирования об изменениях (в конкретной сфере бизнеса), чтения докладов и т.д.
Проведение презентация необходимо для вывода продукта на рынок. На данном мероприятии рассказывают о новом товаре (услуге), дают всю необходимую информацию, привлекают внимание к продукту партнеров, клиентов, СМИ и т.д.
Задачи мероприятий разные, например, многие несут чисто коммерческие и маркетинговые цели, взять хотя бы выставку. Здесь компании тоже показывают себя и товар, дают необходимую информацию, заводят знакомства, рекламируют услуги, заключают выгодные для себя контракты.
Если с умом подходить к организации и проведению event-мероприятий, они обязательно принесут пользу и дадут тот эффект, на который рассчитывает бизнес.
